ビジネス文書礼状のルール
ビジネス文書礼状のルールについてですが、ビジネス文書礼状は社内と社外を問わず目的として、用件を正確に明瞭に簡潔に伝えることです。そのためには守らなければならないルールがあります。そこで今回は、ビジネス文書礼状のルールについてお話してみたいと思います。
ビジネス文書礼状のルールについてのお話ですが、ビジネス文書礼状に限らずビジネス文書全般にいえるお話かも知れません。ビジネス文書礼状のルールには、下記のものがあります。
・結論優先
まず先に結論を述べておくこと。それによって礼状自体が分かりやすくなります。またタイトルをつけておくことで、内容がひと目でわかるようになります。
・文章は簡潔にする
文章のセンテンスは短めに。用件が複雑な時には箇条書きにするなどして、内容をわかりやすくする工夫をする。
・わかりやすいことばを使う
基本は分かりやすい言葉です。その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブーです。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意しましょう。
・書いたら読み返す
ビジネス文書は保存されます。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受けます。特に社外文書の場合は会社としての文書となりますので、くれぐれも注意をしなければなりません。